Liderança em contexto remoto

A realidade é que vivemos num mundo em que (felizmente) há cada vez mais exigência com os líderes e gestores. Isto é - sempre foi - sobre as pessoas… e o facto de não estarmos fisicamente perto não muda isto. Pelo contrário, reforça o facto de que, num momento em que a tecnologia está no centro da capacitação do trabalho, as pessoas devem ser o foco da atenção. Existem a meu ver 3 vetores complexos, mas essenciais, que qualquer líder deve ter em atenção: c omunicação , transparência e foco nas pessoas! Estão umbilicalmente ligados, e devem ser o centro de atuação de qualquer tipo de liderança.

Comunicar: Muito, claramente e de forma assíncrona
Por esta altura já não deve ser segredo de que uma boa comunicação é de extrema importância para qualquer atividade. Num ambiente remoto, as ferramentas que usamos para comunicar tornam-se, na realidade, o nosso escritório virtual. Isto quer dizer que devemos ser tão eficazes e exigentes a escolher as ferramentas que usamos como a pensar no design do espaço de qualquer escritório físico. Devemos igualmente estar preparados para as usar de forma adequada!

Comunicação assíncrona
Este tema, sozinho, provavelmente daria para um artigo só por si. O que é importante entender é que o ambiente de escritório está cheio de comunicação síncrona: reuniões, “palavrinhas rápidas” no corredor, uma “pequena pergunta”... e que virtualmente temos que estar preparados para levar estes momentos para um modelo assíncrono. A ergonomia deste ambiente remoto passa muito pela capacidade de sermos assíncronos. Isto envolve, por exemplo, focar a comunicação no menor número de ferramentas possível. Ou seja, é impossível esperar que uma equipa tenha atenção ao email, ao Teams, ao Skype e ao WhatsApp para receber tipos de informação semelhante. Especialmente se for esperado que a resposta seja imediata. Devemos estar preparados para esperar pelo retorno, visto que esta espera tem vantagens: menos interrupções e mais foco, inclusão de toda a equipa nas conversas e tempo para pensar antes de responder. Sim, em ambiente remoto a comunicação costuma ser ligeiramente mais lenta, mas pode ser mais eficaz. É tudo uma questão de clarificar os objetivos de cada canal de comunicação. Por exemplo, o email pode ser usado para comunicação mais oficial, uma app de i nstant messaging para a comunicação constante e uma ferramenta para as reuniões (que devem ser áudio e vídeo sempre que possível).

Atenção, clareza e regularidade
O esforço para comunicação remota é maior. São meios mais intensos e que exigem muito maior foco da audição, ao invês da visão (que ocupa uma grande parte da nossa habitual comunicação). Como tal, uma das maiores preocupações é estar atento e expressar que estamos claramente a ouvir o que dizem. Se for possível, parafraseando e usando as mesmas expressões. Ouvir com o intuito de perceber e não de responder, evitando igualmente interromper quando alguém fala (e isto é muito complicado em reuniões virtuais). Por outro lado, apesar do ambiente ser distribuído, é importante manter a criação de memórias e vínculos de grupo. É preciso então um esforço adicional para manter a comunicação não orientada ao trabalho. Replicar o tempo à volta da máquina de café ou as pequenas conversas desfocadas que ocorrem de forma natural. Estes momentos aparentemente insignificantes são parte da fundação de um ambiente em que a confiança e a empatia reinam.

Ignorar preconceitos
Como referi anteriormente, a comunicação em modo remoto exige esforços distintos das pessoas. Isto leva a que as nossas reações, expressões e interjeições sejam distintas. Quando estamos numa reunião virtual, do outro lado pode estar alguém com obras no prédio, ou um bebé a chorar perto… ou simplesmente com problemas de ligação. Como tal, já não é possível avaliar as reações ao que dizemos da mesma maneira. Devemos desligar-nos desses preconceitos e esperar do outro lado uma verbalização transparente sobre o que pensam do assunto. E o mesmo acontece na comunicação escrita: é hora de deixar de ler frases com entoação por nós assumida para tentar ler as emoções da pessoa. É um esforço infrutífero e ingrato para os dois lados.

Ser transparente: a chave da consistência e confiança
A transparência é fulcral numa empresa moderna e em ambiente de alta performance. Para um líder, isso significa essencialmente ser claro quanto a objetivos e respetivo progresso. Essa transparência deve ser bilateral e só pode ser mantida se a equipa confiar no líder. É preciso que este forneça constantemente acesso a informações, recursos e práticas de forma simples, que permitam aos membros da equipa reduzir a incerteza sobre a ecologia do seu sistema. Outro ponto importante é manter as promessas que foram feitas. Por exemplo, se for prometido resolver um problema até determinada data, é impreterível respeitar esse compromisso.

Objetivos
Se já era imperativo comunicar objetivos e expectativas de forma clara em ambiente de escritório, em modo remoto ainda mais é! Fazê-lo a pensar no princípio need-to-know impede as pessoas de ver a globalidade do cenário e entender claramente o seu papel. A motivação será maior sempre que forem claras as metas que se pretendem alcançar e como o seu trabalho se encaixa no quadro global. Uma forma fácil de fazer isto é partir de objetivos (trimestrais, por exemplo), definir o que seria sucesso a cada mês e, potencialmente, a cada semana. Assim, vai ser mais fácil focar a equipa e tornar palpável o que é pedido.

Focar nas pessoas: o que verdadeiramente importa!
Tem que ser pelas pessoas! É a mais pura das verdades. Sempre foi… O que espanta é ver como, por vezes, se chegou tão longe ignorando este simples princípio. Se o trabalho do líder não está a ajudar as pessoas a serem mais felizes enquanto são performantes, então a função é vazia e o valor que está a trazer é, provavelmente, muito limitado.

Ajudar a manter o equilíbrio
Num ambiente remoto (especialmente se for forçado como aconteceu agora) estar em casa pode ser difícil pelos mais diversos motivos. Pais com bebés/crianças em casa vão ter dificuldade em gerir os seus tempos e conseguir estar concentrados. Pessoas que vivem sozinhas poderão debater-se com sentimentos de solidão. Pessoas mais focadas poderão ter dificuldade em desligar-se do trabalho porque o computador fica sempre ali. Seja qual for o problema, é função do líder preocupar-se com o ambiente de trabalho de todos e descobrir formas de ajudar. E isto é feito numa análise caso a caso. Para alguém pode ser simplesmente confortar e reforçar o facto de poderem escolher um horário menos comum, para outra pessoa pode ser ajudar a garantir que param de trabalhar a uma hora em que consigam manter um saudável equilíbrio entre a vida pessoal e profissional. O importante é ser empático e descobrir como se pode contribuir para facilitar o dia.

Empoderar, delegar e evitar a microgestão
Com o tempo, pessoas que trabalham em ambiente remoto tornam-se muito mais independentes do que num ambiente presencial. E isto deve ser fomentado, porque se tornam elementos pro-ativos em vez de ficar à esperar instruções. A função do líder é balizar margens, prazos e expectativas, permitindo que todos façam as suas próprias escolhas sobre a melhor forma de realizar as cada tarefa. Delegar é fundamental, caso contrário, os níveis de compromisso podem começar a cair. O ambiente remoto pode, nalguns casos, fazer sobressair os mais ocultos desejos de microgerir o que as pessoas fazem a cada minuto do seu dia porque não as conseguimos ver. Mas a verdade é que não as vermos, não significa que não estejam a fazer nada. Tal como referido, se os objetivos forem claros, devemos gerir o sistema e acompanhar os objetivos. Se estiverem a ser cumpridos, na realidade não há nada que seja necessário fazer. Caso não estejam, a função é simplesmente compreender o contexto e ajudar as pessoas a melhorar.

Conclusão
Os desafios em contexto remoto são inúmeros. Quando a mudança é brusca e forçada, a verdade é que pode parecer pouco natural e a tendência ser sobreviver até voltar a um normal semelhante ao que conhecíamos antes. Mas o mundo muda e o contexto laboral também. Estes momentos devem, na realidade, servir para os líderes repensarem os seus modelos, tornando-os mais adaptativos e ágeis. Fortalecer a relação com as equipas é essencial. É necessário trabalhar no sentido de confiar e ganhar confiança de todos. Os líderes, em contexto remoto ou não, devem ser capacitadores das pessoas, vivendo o seu dia-a-dia para as servir.

Luís Santos Silva